4 erros que você comete na gestão do seu Escritório de Advocacia
A gestão do escritório de advocacia requer organização dos mínimos detalhes sobre tudo que acontece na rotina do negócio. Já falamos muito sobre gerir o tempo, as finanças e até mesmo as pessoas… Hoje estaremos focados em técnicas para melhorar a coordenação do escritório em si, que facilitarão toda a fluidez dos seus casos e processos.
É comum que erros básicos, que “podem não parecer nada”, depois resultem em muita dificuldade de encontrar arquivos, analisar um documento, acessar uma planilha, lembrar de um combinado específico com o cliente.
Logo abaixo, falarei um pouco sobre cada um deles e mostrarei soluções práticas e eficientes para evitar cometê-los.
SUMÁRIO
Não criar um histórico para o cliente
Não organizar os arquivos
Não controlar os valores a receber
Não ter tudo digitalizado
Gestão e Carreira na Advocacia: Aulas Gratuitas
1. Não criar um histórico para o cliente
Esse erro é muito comum, pois muitas pessoas se concentram apenas nas atividades que ainda estão por fazer. Porém, é importantíssimo criar um histórico para cada cliente e atualizá-lo sempre. Portanto, registre tudo: dia em que o contrato de honorários foi assinado; dia do atendimento, o que foi dito nele, a estratégia utilizada; quando ocorreu a entrega dos documentos e todos os pormenores.
2. Não organizar os arquivos
Nesse ponto, vou te propor uma dinâmica: feche os olhos e pense na sua nuvem de arquivos. Se ele fosse físico, seria ordenado e metodizado ou seria caoticamente bagunçado?
A maioria das pessoas não organizam os arquivos, pensam que “se encontram naquela bagunça”, mas não se deixe enganar: é impossível um arquivo sem organização ser eficiente.
Além disso, não estruturar os arquivos demonstra falta de profissionalismo e de seriedade, afinal de contas, dessa forma, você não está prestando o devido cuidado aos documentos dos seus clientes.
Algumas técnicas para te ajudar a melhorar isso é criar uma pasta exclusiva para cada cliente, fazer subdivisões e definir um padrão na nomeação dos arquivos. É muito importante que isso seja feito da forma mais imediata possível, porque isso te poupará muito tempo.
3. Não controlar os valores a receber
Não é viável que a questão dos pagamentos fique somente na pasta de cada cliente, afinal, dessa forma, para saber o que você receberá em determinado mês, será necessário checar um por um. Por esse motivo, centralizar as informações dos recebíveis é fundamental.
Isso pode ser feito em uma planilha do Excel ou, melhor ainda, por um software. Outra dica muito boa para otimizar isso é sincronizar os pagamentos com agendamento dos e-mails de cobrança enviado para os clientes. No mais, o importante é saber (com facilidade) quanto você tem a receber, seja no mês seguinte ou até a última data de serviço já contratado.
Ter essas informações é uma forma, também, te de ajudar a enxergar a situação do seu escritório e definir outras perspectivas.
4. Não ter tudo digitalizado
Esse erro é um dos mais prejudiciais, pois atrapalha todas as outras etapas. Ainda que o seu escritório seja físico, que você tenha muito material em papel, tenha em mente: absolutamente tudo o que entra em seu escritório e o que acontece nele precisa ser digitalizado.
Apenas assim é possível fazer análise de documentos que podem não estar mais com você, além de evitar o risco de perder algo que não te pertence. Portanto, evite ter em mãos vias originais, fique com elas o mínimo de tempo possível.
No entanto, ter tudo digitalizado é um pouco mais complexo, pois não basta isso. A forma de armazenamento também deve ser levada em consideração. Há servidores que funcionam apenas no seu escritório, não podendo ser acessada por outros dispositivos e isso é um grande erro. Portanto, lembre-se da importância de ter tudo armazenado em alguma nuvem.
Tornar nossa atuação mais sistematizada é um passo e tanto para um escritório bem gerenciado, portanto, não negligencie os detalhes, pois eles podem ser muito importantes em como você estabelece e cumpre as tarefas.
Qual desses erros você cometeu na sua advocacia e qual dica você vai colocar em prática primeiro? Me conta nos comentários!
Gestão e Carreira na Advocacia: Aulas Gratuitas
Até aqui você percebeu que realizar a gestão de um escritório de advocacia demanda tempo e organização e muita visão estratégica, certo? Se faz parte dos seus objetivos ampliar ainda mais seu conhecimento sobre Gestão de Escritório e Carreira na Advocacia, eu tenho um convite especial para você!
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A gestão do escritório de advocacia requer organização dos mínimos detalhes sobre tudo que acontece na rotina do negócio. Já falamos…